Dobry piknik firmowy zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu rozstawienia namiotów. Na początku warto określić celu wydarzenia, grupy uczestników i przewidywanej skali, a następnie dobierać rozwiązania techniczne oraz program Zupełnie inną strukturę będzie miało kameralne spotkanie pracowników, dlatego kopiowanie gotowego schematu rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a zespół przygotowujący wydarzenie może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć bezpieczniej najpierw ustalenie profilu uczestników. Jeżeli zaproszeni są pracownicy z dziećmi, program powinien uwzględniać różne grupy wiekowe. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Celem nie powinno być zebraniu maksymalnej liczby atrakcji, lecz na dopasowaniu programu do ludzi, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać.
Przed rozpoczęciem właściwych przygotowań należy przemyśleć proporcję dorosłych i dzieci, sposób dojazdu oraz oczekiwany poziom swobody programu. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Gdy najważniejsze założenia pozostają nieustalone zbyt długo, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Sama estetyka lokalizacji nie przesądza o jej funkcjonalności. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także dostępu do energii. Jeżeli teren wymaga dodatkowych agregatów, namiotów, sanitariatów lub oświetlenia, trzeba wiedzieć o tym przed zamknięciem budżetu Nie mniej istotne pozostaje zaplanowanie ciągów komunikacyjnych pomiędzy cateringiem, sceną i atrakcjami.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć przestrzeń dla uczestników i zaplecze niewidoczne dla gości. Niektóre elementy wymagają odpowiedniej powierzchni, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Najlepsza logistyka pozostaje dla gości niemal niewidoczna podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Jedna cena nie wystarczy – co naprawdę powinno znaleźć się w ofercie?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę kto zorganizuje piknik firmowy, a później analizuje dostępnych wykonawców. Najbardziej użyteczne porównanie nie powinno jednak ograniczać się do wartości zapisanej na końcu kosztorysu. Znacznie ważniejsze jest porównanie zakresów odpowiedzialności poszczególnych wykonawców takie jak catering, koordynacja wydarzenia czy zabezpieczenie pogodowe. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Im bardziej rozbudowany piknik, tym większego znaczenia nabiera podział odpowiedzialności. Jeżeli catering, scena, atrakcje i infrastruktura pochodzą od różnych dostawców, konieczna staje się centralna koordynacja dostaw, montażu i pracy ekip. Bez takiego ustalenia łatwo o problemy z dostępem do terenu. Im większa impreza, tym mniej miejsca pozostaje na improwizację dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Plan B nie stanowi dodatkiem przygotowywanym w ostatniej chwili, lecz jednym z podstawowych elementów przygotowania imprezy. Organizator powinien wiedzieć, które atrakcje mogą działać podczas lekkiego deszczu, a także jak zostanie zmieniony harmonogram.
Plan awaryjny powinien obejmować również chwilową niedostępność wybranej atrakcji. Nawet najlepszy harmonogram nie usuwa wszystkich niepewności, ale można przygotować procedury ograniczające skutki najczęstszych problemów. Duże znaczenie ma przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują dopasowanie programu do uczestników, koordynacja wykonawców i odpowiednie zaplecze. Dobrze zaplanowane zaplecze sprawia, że organizacja pozostaje dla gości niemal niewidoczna a zespół organizacyjny może skupić się na przebiegu programu.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+